Ad van Elsacker, Drukkerij Damen

“Eigenlijk is ons documentbeheerssysteem niets meer dan de Microsoft Office-programma’s Word en Excel slim aan elkaar gekoppeld.”
 
 

Veelgestelde vragen OHSAS 18001/ISO 45001

De OHSAS 18001-norm wordt op dit moment herzien. Meer informatie over de nieuwe norm (ISO 45001) en de planning vindt u hier. Antwoorden op andere veelgestelde vragen in het kader van OHSAS 18001, vindt u hieronder. Deze vragen en antwoorden zijn ook van toepassing op ISO 45001.

1. Is de invoering van een arbomanagementsysteem volgens OHSAS 18001 wel mogelijk in het MKB of kunnen bepaalde onderdelen worden weggelaten?

De OHSAS 18001-norm geeft de systematiek van het arbomanagementsysteem weer. Het arbomanagementsysteem is opgebouwd uit samenhangende onderdelen die zijn afgeleid van de zogenaamde Deming-cirkel (plan-do-check-act cyclus). Eigenlijk kunnen er geen onderdelen worden weggelaten, omdat dan het principe van de Deming-cirkel niet meer werkt. Een organisatie kan de invulling van elk onderdeel aanpassen aan de eigen omstandigheden. Bij een kleinere organisatie zal het arbomanagementsysteem eenvoudiger zijn opgezet dan voor een grote organisatie. Maar ook het soort arborisico’s en -gevaren bepaalt de complexiteit van het arbomanagementsysteem.

Bij bijvoorbeeld de inventarisatie van de arbogevaren zal een organisatie in een branche met grotere aantallen vergelijkbare organisaties vaak gebruik kunnen maken van branchestudies, branche-RI&E’s en een arbocatalogus. Een grotere organisatie zal meer onderzoek op eigen kracht moeten doen. De beschrijving van taken en verantwoordelijkheden zal voor een kleine organisatie veel eenvoudiger zijn dan voor een grote organisatie. Dat de toepassing in kleinere organisaties heel goed mogelijk is, blijkt uit het overzicht van gecertificeerde organisaties. Daarin is ook een groot aantal kleinere organisaties opgenomen.

U kunt hier een voorbeeld van een arbomanagementsysteem voor een klein transportbedrijf downloaden.

2. Is de OHSAS 18001-norm vergelijkbaar met VCA?

De overeenkomst tussen ISO 45001 en VCA is dat ze beide zijn gericht op het onderwerp veiligheid. Beide certificaten beogen een versterking van de (arbeids)veiligheid bij organisaties. De manier waarop deze doelstelling wordt bereikt is echter verschillend. Het grote verschil is dat ISO 45001 een norm is voor een managementsysteem. De norm geeft de eisen aan voor de wijze waarop een organisatie zelf systematisch een arbobeleid ontwikkelt en uitvoert. Het stelt geen inhoudelijke eisen. De VCA-systematiek is, zoals de naam 'checklist' ook aangeeft, veel dwingender ten aanzien van de invulling van het arbobeleid. Er wordt dan ook geen complete plan-do-check-act-cyclus doorlopen zoals dat bij een managementsysteem het geval is. De checklist geeft concrete eisen ten aanzien van maatregelen die een organisatie moet hebben genomen. Klik hier voor meer info.

3. Wat is een reële tijdsbesteding voor een certificatieproces?

De tijd die een certificatie-instelling nodig heeft voor een certificatieonderzoek is van verschillende factoren afhankelijk en moet bij elke organisatie opnieuw worden vastgesteld. Een belangrijke factor is de aard van de activiteiten en het aantal arbogevaren en -risico’s dat daarmee samenhangt. Verder speelt de omvang van de organisatie, het al dan niet werken in ploegen en een eventuele combinatie met de certificatie van andere managementsystemen (kwaliteit en milieu) een rol. Wanneer een organisatie de werking van het arbomanagementsysteem goed aantoonbaar heeft en zorgt voor interne audits van een hoog niveau, zal dit ook een gunstig effect hebben op de tijd die de certificatie-instelling nodig heeft. Op basis van een intake gesprek geven certificatie-instellingen een indicatie van de tijd en kosten die gemoeid zijn met het vooronderzoek, het certificatie-onderzoek en de periodieke controles. De bepaling van de tijdsbesteding is nog niet internationaal geharmoniseerd. Certificatie-instellingen aangesloten bij SCCM volgen de richtlijnen voor tijdsbesteding in het OHSAS 18001-certificatieschema. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de internationale IAF-richtlijn voor tijdsbesteding (IAF MD5) van kwaliteits- en milieumanagementsystemen. Deze richtlijn kunt u hier vinden. Na publicatie van de ISO 45001 wordt de tijdsbesteding ook internationaal geharmoniseerd.

4. Welke certificatie-instelling kunnen wij het beste nemen?

In Nederland zijn rond de 10 certificatie-instellingen aangesloten bij SCCM en voor ISO 45001-certificatie geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie en/of een buitenlandse accreditatie-instelling welke lid is van IAF (International Accreditation Forum). Een accreditatie is gekoppeld aan bepaalde bedrijfstakken, ‘de scope’ van de accreditatie. De ‘scope’ van de accreditatie is afhankelijk van de kennis en ervaring die de certificatie-instelling (CI’s) in huis heeft over de verschillende bedrijfstakken. Er zijn CI’s die geaccrediteerd zijn voor zo goed als alle bedrijfstakken. Er zijn ook CI’s die er voor kiezen om zich te specialiseren in bepaalde sectoren. Een belangrijk criterium bij de keuze van de CI is of deze een toegevoegde waarde kan leveren en de organisatie kan stimuleren tot een steeds verdere verbetering van het arbomanagementsysteem. De kwaliteiten van de auditors, zowel de inhoudelijke deskundigheid, bekendheid met de activiteiten van de organisatie als de wijze van werken spelen dan een belangrijke rol. Gebruikelijk is om bij de keuze van een CI enkele CI’s uit te nodigen om naast een indicatie van de kosten ook kennis te maken met de werkwijze. Bij SCCM is een overzicht beschikbaar van de aangesloten CI’s.

5. Wordt een OHSAS 18001-certificaat afgegeven voor een gehele organisatie of ook voor onderdelen ervan?

Een organisatie kan zelf kiezen of het een OHSAS 18001-certificaat wil behalen voor de gehele organisatie of voor bepaalde organisatieonderdelen. Wanneer een organisatieonderdeel een eigen management heeft, dat verantwoordelijk is voor alle relevante arbo-onderwerpen en de mogelijkheid heeft een eigen arbobeleid te voeren, kan dit afzonderlijk worden gecertificeerd. Dit geldt bijvoorbeeld vaak voor business units of werkmaatschappijen. Bij sommige organisaties is het beleid om elke onderdeel afzonderlijk te laten certificeren terwijl andere organisaties juist de organisatie als geheel willen laten certificeren. Het is niet mogelijk om een bepaalde activiteit, bijvoorbeeld een met significante arbogevaren, uit te sluiten. Op elk OHSAS 18001-certificaat staat de ‘scope’ of toepassingsgebied van het certificaat. Daarin staat omschreven op welke activiteiten of onderdelen van de organisatie het certificaat betrekking heeft. Het is belangrijk om altijd naar de scope van het certificaat te kijken omdat alleen de scope weergeeft waarop het certificaat daadwerkelijk betrekking heeft.

6. Wat is de betekenis van certificatie in relatie tot de naleving van wet- en regelgeving?

SCCM heeft een notitie geschreven om deze vraag te kunnen beantwoorden. U kunt hem hier downloaden.

7. Volgens OHSAS 18001 moet ik de arbowet- en regelgeving periodiek checken op wijzigingen. Hoe doe ik dat?

OHSAS 18001 vereist dat de wettelijke eisen worden geïdentificeerd die betrekking hebben op de activiteiten van de medewerkers van de organisatie. Het is daarbij niet voldoende om aan te geven dat bijvoorbeeld de Arbowet van toepassing is, hierbij moet specifiek aangegeven worden welke artikelen van toepassing zijn en de eisen die daaruit volgen. Om dit overzicht actueel te houden, moeten wijzigingen in wet- en regelgeving hierin worden bijgehouden. In de norm is geen frequentie vastgelegd, maar het is redelijk om dit tenminste een keer per jaar te doen.

Je kunt op verschillende manieren op de hoogte blijven van wijzigingen. Bijvoorbeeld door een abonnement op de Staatscourant, een nieuwsbrief arbowetgeving of een regelmatige update via een abonnement op een database met wetgeving. Sommige brancheorganisaties houden wijzigingen in wetgeving bij voor hun leden, sommige bedrijven laten zich door een adviesbureau informeren. SCCM houdt voor organisaties waarvan het certificaat bij SCCM staat geregistreerd de belangrijkste wijzigingen in wet- en regelgeving bij. Gecertificeerde organisaties kunnen zich gratis aanmelden voor mijn.sccm.nl. Dit is ook toegankelijk voor organisaties die zich voorbereiden op certificatie en al een opdracht aan de CI hebben verstrekt. De overzichten van SCCM geven alleen de belangrijkste wijzigingen weer. De organisatie zal altijd zelf moeten bepalen of dit ook alle wetgeving betreft die op de organisatie van toepassing is.

8. Als een bedrijf verhuist naar een nieuwe locatie, kan het OHSAS 18001-certificaat dan automatisch worden meegenomen en worden er van het bedrijf nog acties verwacht?

Het certificaat is gekoppeld aan de uitvoering van de bedrijfsprocessen en kan daarom meegenomen worden naar een nieuwe locatie. Op een nieuwe locatie zullen de arbeidsomstandigheden in de meeste gevallen anders zijn dan op de oude locatie. De CI zal moeten vaststellen of het arbomanagementsysteem is toegesneden op de omstandigheden op de nieuwe locatie en ook of het systeem op de nieuwe locatie functioneert. Dit wil niet zeggen dat er een nieuw certificaat hoeft te komen. Wanneer er geen adres op het certificaat staat en de activiteiten van de organisatie niet zijn gewijzigd is het niet nodig een nieuw certificaat af te geven.

In de praktijk zal het zo zijn dat de CI bij de planning van de audits rekening zal houden met een voorgenomen verhuizing. Daarnaast komt een verhuizing over het algemeen 'niet uit de lucht vallen' en zal de CI al bij audits tijdens de voorbereiding van de verhuizing beoordelen of de gevolgen van de verhuizing voor o.a. de inventarisatie en risicobeoordeling van arbogevaren door het bedrijf in kaart zijn gebracht. Een bedrijf is namelijk verplicht om ook de gevolgen van een voorgenomen verhuizing voor de arbeidsomstandigheden binnen het arbomanagementsysteem te beheersen.

9. Ik heb begrepen dat er een norm is voor het uitvoeren van interne audits. Is deze norm ook van toepassing op mijn bedrijf dat OHSAS 18001, ISO 14001 of ISO 50001 gecertificeerd is? Zo ja, hoe ga ik met deze norm om?

Voor het uitvoeren van zowel arbo, kwaliteits- en milieumanagementsysteemaudits is de ISO 19011 beschikbaar. Aangezien de ISO 19011 geen norm is, maar een richtlijn, hebben de gebruikers de vrijheid om te bepalen op welke wijze deze richtlijn te gebruiken. De richtlijn biedt praktische informatie voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van interne audits. Ook wordt er uitvoerig ingegaan op de bekwaamheid van auditors. Indien u gecertificeerd bent voor ISO 45001, ISO 14001, ISO 50001 of ISO 9001, biedt deze richtlijn de informatie om op een gedegen manier uw interne audits voor te bereiden en uit te voeren. Naast de ISO 19011 geeft ook het SCCM informatieblad ‘Het uitvoeren van interne audits’ suggesties voor de uitvoering van interne audits.

10.Bij het opzetten van een arbomanagementsysteem is een van de onderdelen uit de OHSAS 18001-norm het inventariseren van arbogevaren en het uitvoeren van een risicobeoordeling. Welk belang wordt hier binnen het systeem aan gehecht en hoe voer ik die uit?

Het overzicht van arbogevaren is het ‘hart’ van het arbomanagementsysteem. Het managementsysteem richt zich op het reduceren van de risico’s. De inventarisatie van risico’s en gevaren die voor OHSAS 18001 nodig is, sluit aan bij de RI&E die de meeste organisaties op basis van de Arbowet moeten opstellen. In de praktijk blijkt dat de RI&E’s onvoldoende zijn om te voldoen aan de eisen uit OHSAS 18001. Ze zijn vaak niet compleet en/of diepgaand genoeg. Ook is niet altijd duidelijk genoeg op basis van welke criteria de risico’s zijn bepaald. Ook wanneer brancheformats voor de RI&E worden gebruikt is de kwaliteit vaak onvoldoende.

11. In hoeverre moet je de ondernemingsraad (OR) op de hoogte stellen over de activiteiten tot het verkrijgen van het OHSAS 18001-certificaat?

Als een organisatie volgens de Wet op de ondernemingsraden (Wor) een OR moet hebben, dan moet voor certificatie een werkende OR aanwezig zijn. De OR moet op de hoogte gesteld worden van de activiteiten voor het verkrijgen van het OHSAS 18001-certificaat.

12. In hoeverre kan het arbomanagementsysteem volgens OHSAS 18001 worden gecombineerd met het kwaliteits- of milieumanagementsysteem?

Combinatie van managementsystemen is heel goed mogelijk, zowel bij de implementatie van het managementsysteem als bij de certificatie ervan. Dit wordt nog gemakkelijker wanneer ISO 45001 wordt gebruikt. Deze wordt net als de ISO 9001:2015 en de ISO 14001:2015 gebaseerd op de zogenaamde ISO High Level Stucture (HLS). Op basis van de HLS is de hoofdstukindeling en de basistekst voor de ISO 45001, ISO 14001:2015 en de ISO 9001:2015 gelijk. Alle normen voor managementsystemen krijgen daarmee dezelfde opbouw en basistekst. Wanneer we naar de verschillende normen kijken bestaat circa de helft van de normtekst uit HLS-basistekst en de helft uit voor het betreffende onderwerp specifieke toevoegingen.

De HLS is door ISO ingevoerd met als doel om de integratie van de managementsystemen te vereenvoudigen.

Elke organisatie kan zelf bepalen op welke wijze de managementsystemen worden ingevoerd. Geheel afzonderlijk, geïntegreerd of op onderdelen geïntegreerd. Voorwaarde is dat aan alle eisen uit de verschillende normen is voldaan. De manier waarop is in de norm niet vastgelegd. De organisatie mag zelf bepalen op welke manier dat gebeurt. Van belang is wel dat goed is vastgelegd op welke manier de organisatie de verschillende managementsystemen heeft ingevoerd. Ook bij de certificatie van managementsystemen worden audits gecombineerd. De certificatie-instelling zorgt ervoor dat een auditteam wordt samengesteld dat alle verschillende managementsystemen kan beoordelen. De audits worden zo ingedeeld dat alle relevante onderdelen uit de verschillende managementsystemen voldoende aan bod komen. Uiteindelijk krijgt de organisatie voor elk managementsysteem een afzonderlijk certificaat.

13. De uitvoering van het arbobeleid kan toch ook in een kwaliteits- of milieumanagementsysteem worden geregeld, wanneer heeft een afzonderlijk managementsysteem volgens ISO 45001 een toegevoegde waarde?

Doelstelling van de ISO High Level Structure (HLS) voor managementsystemen is dat integratie van de managementsystemen wordt vergemakkelijkt. Een van de eisen in de normen aan het leiderschap is dat bedrijfsprocessen worden geïntegreerd. De mate en de wijze van integratie zal van organisatie tot organisatie verschillen. In het bijzonder bij de uitvoering ligt integratie voor de hand. Ook de processen rond de beleidsvorming (inclusief het identificeren van risico’s en kansen) kunnen worden geïntegreerd. Daarbij moet er wel voor worden gezorgd dat alle stappen die leiden tot het formuleren van het arbobeleid zichtbaar zijn. De certificatie-instelling moet wel kunnen beoordelen dat aan alle verplichtingen uit de norm is voldaan.

14. Hoe kom ik te weten welke organisaties OHSAS 18001 zijn gecertificeerd?

SCCM houdt een database bij van gecertificeerde bedrijven. In deze database worden alle organisaties geregistreerd die in Nederland zijn gecertificeerd door een bij SCCM aangesloten certificatie-instelling. De database is beschikbaar via de website van SCCM. In de database kan worden gezocht op naam, plaats of sector.

15. Wat kan je doen als je klachten over een bedrijf hebt of als je denkt dat ten onrechte een OHSAS 18001-certificaat is afgegeven?

Indien u het vermoeden heeft dat een gecertificeerde organisatie zich niet aan de afspraken rond het OHSAS 18001-certificaat houdt, kunt u een klacht indienen bij de betreffende organisatie. Op basis van de eisen in de norm ten aanzien van communicatie dient daarop te worden gereageerd. Klachten met betrekking tot het certificatieproces, kunt u bij de verschillende betrokken organisaties indienen: het bedrijf zelf, de certificatie-instelling (CI), de Raad voor Accreditatie (RvA) of bij SCCM.

© SCCM   Webdesign: insandouts

Zoeken in de database gecertificeerde organisaties

ISO 14001 (2397) 7223 vestigingen
ISO 50001 (20) 33 vestigingen
OHSAS 18001 (386) 1594 vestigingen
EMAS (4)»
in de database

Recente tweets over #ISO14001, #OHSAS18001 en #ISO50001