Vragen gesteld tijdens het webinar Van OHSAS 18001 naar ISO 45001

Op 25 november heeft het webinar Van OHSAS 18001 naar ISO 45001 plaatsgevonden. Tijdens dit webinar zijn een aantal vragen gesteld, die wij hieronder beantwoorden. Het kan zijn dat vragenstellers hun vragen niet letterlijk terugvinden. Vergelijkbare vragen zijn samengevoegd en om de leesbaarheid te verhogen zijn ze soms anders geformuleerd.

1. Onlangs verscheen het volgende bericht van NEN: ‘Nog onvoldoende draagvlak voor eerste concept ISO 45001 om door te gaan naar een volgende fase’. Heeft u hier een toelichting op?

2. Wat is het belangrijkste commentaar uit de ingeleverde 300 pagina's?

3. Wat wordt verstaan onder cultuur m.b.t. arbomanagement en wat moet je daarmee bij opzetten van 45001 systeem?

4. Wanneer kun je als OHSAS 18001-gecertificeerd bedrijf het beste starten met de overgang naar ISO 45001?

5. Hoe zet ik een bestaand managementsysteem (ISO 9001, 14001 en OHSAS 18001) om naar HLS?

 

 

1. Onlangs verscheen het volgende bericht van NEN: ‘Nog onvoldoende draagvlak voor eerste concept ISO 45001 om door te gaan naar een volgende fase’. Heeft u hier een toelichting op?

Wij waren nogal verbaasd door dit bericht van NEN. Het valt in de categorie ‘nieuws maken terwijl er geen nieuw is’. Het gaat bij de ISO 45001 om een belangrijke norm waarbij een groot aantal ISO-leden (Nationale normalisatie instituten) deelnemen aan het ontwikkelingsproces. Het is logisch dat er dan bij een eerste versie van de norm veel commentaar is. Het zou eerder verbazing wekken dat er maar één CD-versie (CD staat voor Committee Draft) nodig is om tot een volgende fase (de zogenaamde DIS-versie) te komen. Ook bij de ontwikkeling van de nieuwe ISO 14001 en ISO 9001 zijn er meerdere CD-versies geweest. Bij de verwachting dat de ISO 45001 in 2016 gereed is, was ook uitgegaan van een 2e CD-versie. 

 

2. Wat is het belangrijkste commentaar uit de ingeleverde 300 pagina's?

Het commentaar is nog lastig op ‘zwaarte’ te beoordelen. Op elk onderdeel van de norm is wel commentaar ingediend. Bijna een derde van het commentaar is gericht op de gehanteerde definities. Pas bij de bespreking van de commentaren wordt duidelijk hoe belangrijk een bepaald commentaar is. Duidelijk is wel dat voor de onderwerpen ‘hazard’, ‘risks’, ‘workers’, ‘leadership’ en ‘contractors’ veel voorstellen tot verandering zijn gedaan. Vanuit Nederland zijn voorstellen gedaan voor afstemming met de teksten uit de in ontwikkeling zijnde ISO 14001-norm. Een aantal landen (in het bijzonder USA) hebben dit ook ingebracht.

 

3. Wat wordt verstaan onder cultuur m.b.t. arbomanagement en wat moet je daarmee bij opzetten van 45001 systeem?

Het onderwerp ‘cultuur’ komt  in de ISO/CD 45001 terug in de paragraaf 5.1 over  ‘Leadership and commitment’:  Top management shall demonstrate leadership and commitment with respect to the OH&S management system by:  m) promoting and leading organisational culture with regard to the OH&S management system.
 
Ten aanzien van deze paragraaf is een aantal commentaren ingediend. Bij een aantal daarvan is het voorstel het begrip ‘culture’ te schrappen. Argumenten daarvoor zijn, het moeilijk kunnen definiëren van het begrip en het daarmee samenhangende probleem om de eis ook te auditen. Het is dus nog de vraag in hoeverre het begrip ‘culture’ ook terug komt in de volgende versie.
 
Dat de ‘cultuur’ belangrijk is bij het realiseren van een arbo- en veiligheidsbeleid wordt ook in Nederland breed onderkend. Er is bijvoorbeeld  naar aanleiding van discussies over de veiligheid bij BRZO-bedrijven in opdracht van de overheid een onderzoek naar de veiligheidscultuur bij een deel van deze bedrijven uitgevoerd. Een veel gebruikt instrument om inzicht in de cultuur te krijgen is de zogenaamde ‘Hearts and Mind methodiek’.  Een organisatie zou in het kader van ISO 45001 voor zichzelf kunnen bepalen wat de belangrijkste invalshoeken van de gewenste cultuur zijn. In het algemeen zal het gaan om de gerichtheid van de organisatie om mogelijke verbeteringen te onderkennen, daar open over te communiceren en de snelheid om ook daadwerkelijk verbeteringen te realiseren op alle niveaus in de organisatie. Deze punten kan een organisatie concreet en meetbaar maken. In recent door SCCM  gepubliceerde best practice over BAM Civiel komt dit onderwerp terug.
 
 

4. Wanneer kun je als OHSAS 18001-gecertificeerd bedrijf het beste starten met de overgang naar ISO 45001?

Daar is niet een eenduidig antwoord op te geven, dit zal afhangen van de omstandigheden en ambities van de organisatie. Mogelijke invalshoeken zijn:
  • Naarmate de norm verder is in het ontwikkelingsproces (medio 2015 de 2e CD, eind 2015 misschien een DIS en daarna in 2016 de laatste FDIS-versie) komt de tekst steeds vaster te staan. Wanneer er al een OHSAS-18001 gecertificeerd systeem is, ligt het niet voor de hand om eerder te beginnen dan de publicatie van de DIS-versie.
  • De planning van de overgang kan vervolgens worden afgestemd op de bestaande certificatiecyclus. Gebruikelijk is een overgangsperiode van drie jaar na de publicatie van de nieuwe norm. Stel dat er een hercertificatie is begin 2017 dan kan dit aanleiding zijn om direct bij de DIS-versie te beginnen met de voorbereiding.
  • De veranderingen ten opzichte van de OHSAS 18001 zijn voor een deel ingegeven om de aansluiting met de ISO 26001 voor MVO te verbeteren. Wanneer een organisatie de ambitie heeft zich in de richting van MVO/duurzaamheid verder te ontwikkelen kan dit aanleiding zijn om snel over te gaan op de nieuwe norm en bij wijze van spreken nu al vanuit de HLS-tekst en de CD-versie aan de slag te gaan.
  • Wanneer een organisatie de ambitie heeft ‘voorop te lopen’ kan dit reden zijn om al in een vroegtijdig stadium over te gaan.
 
 

5. Hoe zet ik een bestaand managementsysteem (ISO 9001, 14001 en OHSAS 18001) om naar HLS?

De HLS-structuur op zichzelf is geen reden om veranderingen in het managementsysteem aan te brengen. Het gaat primair om nieuwe of veranderende eisen in de norm. Alles begint dus met een ‘gap-analyse’ ten opzichte van de huidige norm. Afhankelijk van de wijze waarop de organisatie het systeem heeft opgezet zal er meer of minder moeten worden aangevuld of veranderd. In een opzet die het primair proces volgt zullen er naar verwachting minder wijzigingen nodig zijn ten opzichte van een systeem dat de hoofdstukken of normelementen van de huidige norm als uitgangspunt heeft.
 
Op basis van de HLS worden de ISO-managementsystemen normen opgebouwd volgens een vaste indeling. Een andere hoofdstuk indeling voor het managementsysteem wil niet zeggen dat daarvoor de structuur van het managementsysteem zelf ook moet worden gewijzigd. Voor certificatie is van belang dat duidelijk is waar of hoe de eisen uit de nieuwe norm zijn ingevuld. 
 
Wanneer een organisatie nu bijvoorbeeld werkt met een handboek waarin het systeem is beschreven en dit is gebaseerd op de oude norm, hoeft dit handboek in principe niet te worden gewijzigd. Er kan ook door een referentietabel worden aangegeven waar wat is geregeld. 
Wanneer de ISO 14001 en ISO 45001 gereed zijn zal SCCM een overzicht maken van eisen die nieuw zijn of sterk zijn gewijzigd en die bij de overgang aandacht vragen.
 
 
 

© SCCM   Webdesign: insandouts

Recente tweets over #ISO14001, #ISO45001 en #ISO50001