Webinar Herziening ISO 14001 | verschillen t.o.v. de DIS-versie - vragen en antwoorden

Op 3 september heeft SCCM een webinar georganiseerd over de verschillen tussen de oude en de nieuwe ISO 14001-norm. Tijdens het webinar is een aantal vragen gesteld, die wij hieronder voor u beantwoorden.

1. Het toepassingsgebied moet beschreven worden. Kunnen er ook afdelingen gecertificeerd worden?

Delen van organisaties kunnen worden gecertificeerd. Om aan de norm te kunnen voldoen moet het betreffende deel ook een directie hebben met zodanige verantwoordelijkheden en bevoegdheden dat het de ruimte heeft om een eigen milieubeleid te ontwikkelen en uit te voeren. Wanneer het toepassingsgebied van het managementsysteem eenmaal is bepaald dienen volgens de norm alle activiteiten, producten en diensten er onder te vallen. In de Annex van de norm (A.4.3) wordt erop gewezen dat de geloofwaardigheid van het managementsysteem mede wordt bepaald door de gekozen grenzen van het toepassingsgebied. Het toepassingsgebied behoort niet te worden gebruikt om activiteiten, producten, diensten of faciliteiten uit te sluiten die belangrijke milieuaspecten (kunnen) hebben of om de complianceverplichtingen van de organisatie te ontlopen.

2. Kunt u richtlijnen aanreiken om de context van de organisatie en de scope van het managementsysteem te omschrijven, bijvoorbeeld een aantal vragen die beantwoord moeten worden voor de context en de scope?
Voor wat betreft de context gaat het om ontwikkelingen zowel binnen als buiten de organisatie die relevant kunnen zijn voor het milieubeleid. Daarbij kunnen verschillende invalshoeken aan de orde zijn:
Extern kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:

- Thema’s in het overheidsbeleid op het gebied van milieu/duurzaamheid
- Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
- Ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie/vestiging
- Technologische ontwikkelingen (bijv. in machines of materialen die worden gebruikt)
- Beschikbaarheid grondstoffen
- Ontwikkelingen in de markt en bij concurrenten

 
Intern kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:

- Financiële mogelijkheden/randvoorwaarden
- Aanwezige bedrijfsmiddelen (technische staat van gebouwen, faciliteiten)
- Deskundigheid van personeel

 
Het verkrijgen van inzicht in de context van de organisatie hangt samen met het inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden. Ook belanghebbenden zijn er in- en extern. Er zijn organisaties die een zogenaamde SWOT-analyse uitvoeren: sterkte/zwakte en kansen/bedreigingen, om hiermee de resultaten van de contextanalyse en de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden samen te vatten.
 
3. Kunt u nog wat voorbeelden geven van wat 'kansen' kunnen zijn bij de nieuwe 14001?

Kansen kunnen er zowel op strategisch als op operationeel niveau zijn. Op operationeel niveau zijn het bijvoorbeeld verbetermogelijkheden zoals we die ook al kennen uit ISO 14001:2004. Op meer strategisch niveau zijn het veranderingen in de producten of diensten die een organisatie aanbiedt waarbij wordt ingespeeld op nieuwe behoeften gerelateerd aan ontwikkelingen op het terrein van milieu en/of nieuwe productieprocessen om bestaande producten/diensten te ontwikkelen.

4. In hoeverre mag of moet de verantwoordelijkheid van de directie terugkomen in de gepubliceerde beleidsverklaring?

Het milieubeleid moet gecommuniceerd worden binnen de organisatie en beschikbaar zijn voor belanghebbende partijen. De directie is verantwoordelijk voor het vaststellen, implementeren en onderhouden van het milieubeleid. De norm vereist niet dat de verantwoordelijkheid van de directie in het milieubeleid zelf wordt verwoord. Het milieubeleid biedt echter wel een kans voor de directie om de betrokkenheid uit te drukken. Onder leiderschap in normparagraaf 5.1 staat dat de directie het belang van effectief milieumanagement moet communiceren en continue verbetering moet bevorderen. De betrokkenheid van de directie kan mede tot uitdrukking worden gebracht in de wijze waarop de directie haar eigen betrokkenheid bij het milieubeleid heeft verwoord.

5. Hoe dient het verschil tussen "retain" en "maintain" geïnterpreteerd te worden?

De termen ‘retain’ en ‘maintain’ worden gebruikt in relatie tot documentatie binnen het managementsysteem. De term ‘retain’ is gekoppeld aan documentatie bedoeld als ‘bewijs van’ (vroeger registraties genoemd) en ‘maintain’ aan andere documentatie dan registraties. In het Nederlands worden ‘retain’ en ‘maintain’ vertaald als ‘bijhouden’ en ‘onderhouden’. In Annex A.3 van de norm wordt dit uitgelegd.

6. Kan toelichting worden gegeven op het punt informatie en training voor belanghebbende partijen in het kader van de voorbereiding op noodsituaties?
ISO 14001:2015 vereist in art. 4.2 dat op gepaste wijze voorzien wordt in relevante informatie en training met betrekking tot het voorbereid zijn en reageren op noodsituaties aan relevante belanghebbenden. Belanghebbenden kunnen er zowel binnen als buiten de organisatie zijn. Buiten de organisatie kan gedacht worden aan:

- bezoekers
- omwonenden en/of bedrijven in de omgeving
- hulpdiensten betrokken bij een eventuele noodsituaties
- andere delen van de organisatie in het geval niet de gehele organisatie onder het managementsysteem valt

 
Belanghebbenden kunnen bijvoorbeeld worden geïnformeerd over:
- de mogelijke noodsituaties
- de wijze waarop belanghebbenden in geval van een noodsituatie worden geïnformeerd
- de mogelijke gevolgen en de wijze waarop op dat moment moet worden gehandeld
 
Training zou kunnen bestaan uit het betrekken van belanghebbenden bij het oefenen van maatregelen in het geval zich bepaalde noodsituaties voordoen. 
 
7. Hoe gaat er geaudit worden op strategisch niveau, hoe komt dat auditproces er uit te zien?

De wijze waarop een certificatie-instelling de eisen gaat auditen is mede afhankelijk van de wijze waarop de organisatie invulling heeft gegeven aan de eisen aan de norm. In het kader van het strategische niveau zijn vooral de artikelen met betrekking tot de context, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden en het leiderschap van belang. De norm stelt geen eisen aan de documentatie van deze onderdelen. Interviews met de directie van de organisatie zal in ieder geval een belangrijk onderdeel zijn van het auditproces. De tijdsduur van deze interviews kan worden beperkt op het moment dat de organisatie de verschillende onderdelen wel goed heeft gedocumenteerd. Tijdens audits zal ook de samenhang van het milieubeleid en de algemene strategie van de organisatie een onderwerp zijn. Ook hier geldt dat de invulling van de audit afhankelijk is van de mate waarin een en ander op basis van documentatie kan worden aangetoond.

8. Wat wordt verstaan onder interne audit 'objectives'?
De term ‘internal audit objectives’ stond per abuis in de presentatie van het webinar maar komt in ISO 14001:2015 niet voor. Ook in de Annex wordt dit begrip bij interne audits niet genoemd. De organisatie moet volgens de norm de auditcriteria en de reikwijdte van elke interne audit definiëren. Dit is niet gewijzigd ten opzichte van ISO 14001:2004. Het vastleggen van het doel van de audit is niet als zodanig genoemd maar volgt uit de reikwijdte en de auditcriteria. Op hoger abstractieniveau wordt in art. 9.2.1 een drietal doelstellingen voor interne audits genoemd. Het gaat om het leveren van informatie of het managementsysteem voldoet aan:
  • - ISO 14001:2015
  • - de eigen eisen van de organisatie voor het milieumanagementsysteem
  • - het managementsysteem effectief is geïmplementeerd en onderhouden
 
Voor wat betreft de uitvoering van interne audits wordt in ISO 14001:2015 verwezen naar ISO 19011:2011. In deze norm wordt ervan uitgegaan dat voor elke interne audits doelstellingen worden geformuleerd om vast te leggen wat er met de afzonderlijke audit moet worden bereikt. 
 
Voorbeelden van doelstellingen zijn:
  • - Het bepalen in hoeverre het managementsysteem (of delen hiervan), waarop de audit moet worden uitgevoerd voldoet aan de auditcriteria
  • - Het bepalen in hoeverre de activiteiten, processen en producten (of delen hiervan) voldoen aan de eisen van het managementsysteem
  • - Het beoordelen van het vermogen van het managementsysteem om naleving te waarborgen van de wettelijke en contractuele eisen en van andere eisen waaraan de organisatie moet voldoen
 
9. Er zou toch ook een wijziging plaatsvinden inzake corrigerende en preventieve maatregelen ten opzichte van de ISO 14001:2004?

In ISO 14001:2004 gaat het in art. 4.5.3 om zowel corrigerende als preventieve maatregelen. In paragraaf 10.2 van ISO 14001:2015 gaat het alleen om de corrigerende maatregelen. De preventieve maatregelen worden in dit artikel niet meer genoemd omdat de nieuwe norm is gericht op het onderkennen van risico’s en het anticiperen daarop. De preventieve maatregelen zijn als het goed is al genomen op basis van de identificatie van de risico’s in art. 6.1 van de nieuwe norm. Het zou ‘dubbelop’ zijn wanneer deze ook worden gekoppeld aan de corrigerende maatregelen. Ook voor de corrigerende maatregelen geldt dat er in de nieuwe norm geen procedure meer hoeft te worden opgesteld. Wel moet gedocumenteerde informatie worden bijgehouden als bewijs van de aard van de afwijkingen, de genomen maatregelen en de resultaten.

10. Wordt de ISO 50001:2011 ook aangepast aan de HLS?

Volgens de informatie van ISO wordt de ISO 50001-norm voor energiemanagementsystemen herzien. De volgende versie zal ongetwijfeld worden gebaseerd op de HLS. Het herzieningsproces moet nog worden opgestart, het is niet bekend wanneer we een nieuwe versie kunnen verwachten. Dit zal dus zeker niet op korte termijn zijn. Dit neemt niet weg dat een organisatie de HLS gewoon als basis kan gebruiken voor de invoering van de bestaande ISO 50001-norm.

© SCCM   Webdesign: insandouts

Recente tweets over #ISO14001, #ISO45001 en #ISO50001