Veelgestelde vragen ISO 14001

Het milieumanagementsysteem is opgebouwd uit samenhangende onderdelen die zijn afgeleid van de zogenaamde Deming-cirkel (plan-do-check-act-cyclus). Eigenlijk kunnen er geen onderdelen worden weggelaten omdat dan het principe van de Deming-cirkel niet meer werkt. Een organisatie kan de invulling van elk onderdeel aanpassen aan de eigen omstandigheden. Bij een kleinere organisatie zal het milieumanagementsysteem eenvoudiger zijn opgezet dan voor een grote organisatie. Ter illustratie heeft SCCM een voorbeeld van een milieumanagementsysteem voor een klein transportbedrijf opgesteld. 

De EMAS-verordening stelt een aantal aanvullende eisen aan een milieumanagementsysteem. De eisen in ISO 14001 komen overeen met de eisen die in de EMAS-verordening aan een milieumanagementsysteem worden gesteld. Gebruikelijk is dat bedrijven eerst een ISO 14001-certificaat behalen en dit als basis voor de EMAS-deelname gebruiken. Voor EMAS-deelname moet een bedrijf naast het invoeren van een milieumanagementsysteem ook een openbaar milieuverslag opstellen en laten beoordelen. Wanneer het milieumanagementsysteem eenmaal is ingevoerd zal de opstelling van het milieuverslag relatief eenvoudig zijn. Er is in Nederlands slechts een beperkt aantal organisaties voor EMAS gecertificeerd. Vooral in landen als Duitsland en Frankrijk is EMAS populair.

De tijdsduur van een certificatieaudit wordt door de certificatie-instelling op basis van een groot aantal factoren berekend. De milieu-impact van de activiteiten, de grootte van de organisatie, of er in ploegendienst wordt gewerkt en of het managementsysteem gecombineerd is met kwaliteit en/of gezond en veilig werken zijn een aantal belangrijke factoren voor de tijdsduur.
Op basis van een intakegesprek geven certificatie-instellingen een indicatie van de tijd en kosten die gemoeid zijn met het vooronderzoek, het certificatieonderzoek en de periodieke controles. Certificatie-instellingen zijn daarbij verplicht om de internationale IAF-richtlijn voor tijdsbesteding te gebruiken (IAF MD5). 

De bij SCCM aangesloten certificatie-instellingen zijn allemaal geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA) en/of een buitenlandse accreditatie-instelling die lid is van IAF (International Accreditation Forum). Een accreditatie is gekoppeld aan bepaalde bedrijfstakken, ‘de scope’ van de accreditatie. De ‘scope’ van de accreditatie is afhankelijk van de kennis en ervaring van de certificatie-instelling over de verschillende bedrijfstakken. Het verschilt daarom voor hoeveel bedrijfstakken een certificatie-instelling geaccrediteerd is. Belangrijk is te beoordelen of de certificatie-instelling voor uw bedrijfstak geaccrediteerd is. Op de website van de RvA vindt u de Nederlandse accreditaties per certificatie-instelling.

Een belangrijk criterium bij de keuze van de certificatie-instelling is of deze een toegevoegde waarde kan leveren en de organisatie kan stimuleren tot een steeds verdere verbetering van het milieumanagementsysteem. De kwaliteiten van de auditors, zowel de inhoudelijke deskundigheid, bekendheid met de activiteiten van de organisatie als de wijze van werken spelen dan een belangrijke rol. Gebruikelijk is om bij de keuze van een certificatie-instelling met verschillende certificatie-instellingen te spreken om kennis te maken met hun werkwijze. 
 

De gehele organisatie of bepaalde organisatieonderdelen kunnen worden gecertificeerd. Wanneer een organisatieonderdeel een eigen management heeft, dat verantwoordelijk is voor alle relevante milieuonderwerpen en de mogelijkheid heeft een eigen milieubeleid te voeren, dan kan dit afzonderlijk worden gecertificeerd. Dit geldt bijvoorbeeld vaak voor een business unit of werkmaatschappij. Bij sommige organisaties is het beleid om elke onderdeel afzonderlijk te laten certificeren terwijl andere organisaties juist de organisatie als geheel willen laten certificeren. Het is niet mogelijk om een bepaalde activiteit, bijvoorbeeld een met veel milieuaspecten, uit te sluiten. Op elk ISO 14001-certificaat staat de ‘scope’ of toepassingsgebied van het certificaat. Daarin staat omschreven op welke activiteiten of onderdelen van de organisatie het certificaat betrekking heeft. 

De norm vraagt niet dat je met al je stakeholders contact hebt om te inventariseren wat de wensen en behoeften zijn. Wel moet aannemelijk zijn dat de geïdentificeerde wensen en behoeften passen bij de betreffende stakeholders. Van bijvoorbeeld klanten/opdrachtgevers weet je via de opdrachten/offerteverzoeken misschien al genoeg van de wensen en behoeften waardoor contact niet nodig is. Bij andere stakeholders is het misschien wel noodzakelijk om de wensen en behoeften rechtstreeks te inventariseren. De ervaring leert dat het ook een kans is om op een andere manier met stakeholders in gesprek te komen. Bij een audit zal de auditor vragen naar de onderbouwing en aannemelijkheid van de analyse.

Het is niet verplicht om de omgeving te informeren over het verkrijgen of het hebben van een milieumanagementsysteem of certificaat. De organisatie moet wel een proces voor in- en externe communicatie implementeren waarin is vastgelegd met wie er gecommuniceerd wordt en waarover. Uit de contextanalyse kan naar voren komen dat bepaalde partijen waarde hechten aan het ISO 14001-certificaat en/of over bepaalde onderwerpen geïnformeerd willen worden. Dit kan reden zijn om te besluiten bekendheid aan het ISO 14001-certificaat te geven.

Bij de contextanalyse gaat het om het krijgen van inzicht in de belangrijke punten of ontwikkelingen die zowel binnen als buiten de organisatie spelen en die relevant (kunnen) zijn voor het behalen van het beoogde resultaat van het milieumanagementsysteem. De punten of ontwikkelingen worden relevant wanneer er op de korte of langere termijn voor het milieu en/of de organisatie relevante risico’s of kansen aan verbonden zijn. Zie ons Informatieblad Contextanalyse. 

Om te voldoen aan de ISO 14001-norm dienen de milieuaspecten van activiteiten van producten of diensten te worden geïdentificeerd die belangrijke effecten kunnen hebben op het milieu én die de organisatie kan beheersen en waarvan mag worden verwacht dat er invloed op kan worden uitgeoefend vanuit een levenscyclusbenadering. Deze eis betekent dat op een brede manier naar de organisatie moet worden gekeken. Er kan niet worden volstaan met het inventariseren van bijvoorbeeld de milieuaspecten in de facilitaire organisatie. De organisatie zal zich moeten afvragen in hoeverre de diensten die worden geleverd ook een milieueffect kunnen hebben. Zo zal een school moeten kijken in hoeverre het opleidingspakket tot een milieueffect leidt. Milieuaspecten kunnen dus ook een indirect karakter hebben, bijvoorbeeld omdat deze bij een toeleverancier optreden. Een organisatie zal moeten aantonen dat een complete inventarisatie is gemaakt en op een systematische wijze tot een keuze van de belangrijke milieuaspecten is gekomen.

De ISO 14001-norm vraagt niet om een beoordeling van alle onderaannemers en toeleveranciers. De norm vraagt wel om een inventarisatie van de milieuaspecten van de activiteiten, producten én diensten die beheerst kunnen worden en waarvan mag worden verwacht dat er invloed op kan worden uitgeoefend op basis van een levenscyclusperspectief (artikel 6.1.2). Ook milieuaspecten van activiteiten die aan derden worden uitbesteed, moeten, waar mogelijk, ook beheerst en verminderd worden (artikel 8.1).

Omdat de significante milieuaspecten in 6.1.2 zijn bepaald vanuit een levenscyclusperspectief, volgen daaruit ook de milieuaspecten die aan de orde zijn bij organisaties waaraan werk is uitbesteed en/of waar grondstoffen, producten of diensten worden ingekocht. Een beheersmaatregel voor deze aspecten (vereist op basis van artikel 8.1) kan zijn: het vastleggen van prestatie-eisen ten aanzien van de milieuaspecten en/of de wijze van borging en rapportage in contractvoorwaarden.

Een organisatie zal daarom inzicht moeten hebben in hoeverre er bij onderaannemers en toeleveranciers sprake is van milieuaspecten waarop invloed kan worden uitgeoefend. Dit betekent niet dat daarvoor elke onderaannemer en toeleverancier moet worden beoordeeld. Wel zal zichtbaar moeten zijn dat de organisatie heeft beoordeeld of er bij onderaannemers en/of toeleveranciers sprake is van milieuaspecten. Wanneer dit het geval is kan een vervolgstap zijn dat voor bepaalde groepen onderaannemers en/of toeleveranciers meer specifieke beoordelingen worden uitgevoerd en eisen worden gesteld aan de milieuaspecten. In het ISO 14001-certificatieschema van SCCM wordt een toelichting gegeven op dit onderdeel van de norm.

ISO 14001 vereist dat de eisen worden geïdentificeerd die betrekking hebben op de processen, producten en diensten van de organisatie. Het is daarbij niet voldoende om aan te geven dat bijvoorbeeld de Omgevingswet van toepassing is, hierbij moet specifiek aangegeven worden welke artikelen van toepassing zijn. Zie ons informatieblad Naleving van wet- en regelgeving met een milieumanagementsysteem. Om dit overzicht actueel te houden, moeten wijzigingen in wet- en regelgeving hierin worden bijgehouden. In de norm is geen frequentie vastgelegd, maar het is redelijk om dit ten minste een keer per jaar te doen.

Je kunt op verschillende manieren op de hoogte blijven van wijzigingen. Bijvoorbeeld door een abonnement op de Staatscourant, een abonnement op de nieuwsbrief van het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) of een regelmatige update via een abonnement op een database met wetgeving. Sommige brancheorganisaties houden wijzigingen in wetgeving bij voor hun leden, sommige bedrijven laten zich door een adviseur informeren of door nieuwsbrieven die soms door bevoegde gezagen worden uitgegeven. SCCM houdt voor leden van mijn.sccm twee keer per jaar de belangrijkste wijzigingen in wet- en regelgeving bij. Afhankelijk van de organisatie worden er een of meerdere methoden gekozen.
 

Een verhuizing heeft over het algemeen grote gevolgen voor de organisatie. Zo zullen vergunningplichtige bedrijven ook een nieuwe vergunning nodig hebben. De CI zal moeten vaststellen of het milieumanagementsysteem is toegesneden op de omstandigheden op de nieuwe locatie en ook of het systeem op de nieuwe locatie functioneert. Het adres op het certificaat moet wel worden aangepast waardoor er een nieuw certificaat moet worden afgegeven.

In de praktijk zal het zo zijn dat de CI bij de planning van de audits rekening zal houden met een voorgenomen verhuizing. Daarnaast komt een verhuizing over het algemeen 'niet uit de lucht vallen' en zal de CI al bij audits tijdens de voorbereiding van de verhuizing beoordelen of de gevolgen van de verhuizing voor onder andere de inventarisatie van de milieuaspecten en wet- en regelgeving door het bedrijf in kaart zijn gebracht. Een bedrijf is namelijk verplicht om ook de gevolgen van een voorgenomen verhuizing voor het milieu binnen het milieumanagementsysteem te beheersen.

Voor het uitvoeren van managementsysteemaudits is de ISO 19011 beschikbaar. Aangezien de ISO 19011 geen norm is, maar een richtlijn, hebben de gebruikers de vrijheid om te bepalen op welke wijze deze richtlijn te gebruiken. De richtlijn biedt praktische informatie voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van interne audits. Ook wordt er uitvoerig ingegaan op de bekwaamheid van auditors. De richtlijn biedt informatie om op een gedegen manier uw interne audits voor te bereiden en uit te voeren. Naast de ISO 19011 geeft ook ons informatieblad over het uitvoeren van interne audits suggesties voor de uitvoering van interne audits.

Het overzicht van milieuaspecten is een essentieel onderdeel van het milieumanagementsysteem. Als de milieuaspecten verbonden aan de activiteiten, producten en diensten van de organisatie bekend zijn, wordt duidelijk waar het milieumanagementsysteem zich op moet concentreren. 

Mede op basis van de significante milieuaspecten (paragraaf 6.1.2) wordt bepaald welke risico’s en kansen voor de organisatie aan de orde zijn (6.1.1). De significantie bepaling is een bepaling op basis van het milieueffect. De uitkomsten van de contextanalyse (4.1 en 4.2) worden gebruikt bij de bepaling van de criteria op basis waarvan de significantie wordt bepaald. De (significante) milieuaspecten worden gebruikt bij het bepalen of wet- en regelgeving van toepassing is (6.1.3), het bepalen van de doelstellingen (6.2.1), het creëren van bewustzijn (7.3), de noodzakelijke monitoring en metingen (9.1.1) en de directiebeoordeling (9.2). Met andere woorden de milieuaspecten vormen de basis voor het beheersen en verbeteren van de milieuprestatie van de organisatie. Ook milieuaspecten van activiteiten die aan derden worden uitbesteed, worden, waar mogelijk, ook beheerst en verminderd. Voor het uitvoeren van een inventarisatie van milieuaspecten en de evaluatie hiervan, heeft SCCM een informatieblad gemaakt.
 

De verantwoordelijkheid in de keten hangt samen met concrete milieuaspecten en niet met milieumanagement in brede zin. Verwacht mag worden dat er een overzicht is van belangrijke milieuaspecten die samenhangen met door derden geleverde diensten en/of producten. De aanwezigheid van een ISO 14001-certificaat is belangrijk omdat de afnemer dan weet dat de naleving van wet- en regelgeving bij de leverancier is geborgd en er een goed inzicht is in de milieuaspecten en er wordt gewerkt aan verbetering. De vraag is alleen of de leverancier ook prioriteit legt bij de milieuaspecten die voor de afnemer belangrijk zijn. Daarom kan niet worden volstaan met het eisen van een ISO 14001-certificaat bij een leverancier. Uw organisatie zal ook zelf moeten nadenken over de belangrijke milieuaspecten en moeten borgen dat prestatie-eisen bijvoorbeeld in een bestek of opdracht zijn vastgelegd. Vervolgens vereist de norm (paragraaf 8.1) dat de organisatie de naleving van gemaakte afspraken door de toeleverancier borgt.

De verschillende managementsysteemnormen zoals ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 hebben allemaal dezelfde structuur. Hierdoor is het goed mogelijk een gecombineerd managementsysteem op te zetten.

Elke organisatie kan zelf bepalen op welke wijze de managementsystemen worden ingevoerd. Geheel afzonderlijk, geïntegreerd of op onderdelen geïntegreerd. Voorwaarde is dat aan alle eisen uit de verschillende normen is voldaan. De manier waarop is in de norm niet vastgelegd. De organisatie mag zelf bepalen op welke manier dat gebeurt. Van belang is wel dat goed is vastgelegd op welke manier de organisatie de verschillende managementsystemen heeft ingevoerd. Ook bij de certificatie van managementsystemen worden audits gecombineerd. De certificatie-instelling zorgt ervoor dat een auditteam wordt samengesteld dat alle verschillende managementsystemen kan beoordelen. De audits worden zo ingedeeld dat alle relevante onderdelen uit de verschillende managementsystemen voldoende aan bod komen. Uiteindelijk krijgt de organisatie voor elk managementsysteem een afzonderlijk certificaat.
 

SCCM houdt een database bij van gecertificeerde organisaties. In deze database worden alle organisaties geregistreerd die in Nederland zijn gecertificeerd door een bij SCCM aangesloten certificatie-instelling. De database is beschikbaar via onze website. In de database kan worden gezocht op naam, plaats of sector.

Denkt u dat een gecertificeerde organisatie zich niet aan de afspraken van het certificaat houdt, dan kunt u een klacht indienen bij de betreffende organisatie. De organisatie moet hier op basis van de eisen in de norm op reageren. 
Klachten met betrekking tot het certificatieproces, kunt u indienen bij de organisatie zelf, de certificatie-instelling (CI), de Raad voor Accreditatie (RvA) of bij SCCM. Natuurlijk kunt u ook een klacht indienen bij het bevoegd gezag, maar deze klacht moet dan betrekking hebben op de vergunning of de naleving van de wettelijke eisen door het bedrijf.

Alle betrokken organisaties hebben hun eigen procedures voor de behandeling van klachten. De CI controleert de klachtenafhandeling bij bedrijven, de RvA controleert de afhandeling van klachten bij de CI’s. Klachten over het bedrijf worden bij het bedrijf ingediend, vindt u dat een bedrijf ten onrechte een certificaat heeft dan richt u zich tot de CI. Hiervoor kunt u eventueel ook bij SCCM terecht. Klachten over de werking van de CI richt u aan de RvA of SCCM. Informatie over het indienen van klachten vindt u hier.