ISO 45001:2018 toegelicht
Onderstaand een korte toelichting op de onderdelen van het managementsysteem voor gezond en veilig werken (het G&VW-managementsysteem) volgens de ISO 45001-norm die in 2018 is gepubliceerd. De eisen in deze norm zijn gerubriceerd in onderstaande zeven onderdelen.
Inhoud:
- Context van de organisatie
- Leiderschap
- Planning
- Ondersteuning
- Uitvoering
- Evaluatie van de prestaties
- Verbetering
Context van de organisatie
In dit onderdeel van het managementsysteem voor gezond en veilig werken geeft de organisatie aan welke relatie er is met de omgeving. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
- inzicht in de organisatie en haar context
- inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden
- het vaststellen van het toepassingsgebied van het G&VW-managementsysteem
Bij de context gaat om het krijgen van inzicht in de belangrijke punten of ontwikkelingen die zowel binnen als buiten de organisatie spelen en die relevant (kunnen) zijn voor het behalen van het beoogde resultaat van het G&VW-managementsysteem. De punten of ontwikkelingen worden relevant wanneer er op de korte of langere termijn voor de organisatie relevante risico’s of kansen aan verbonden zijn.
Bij de belanghebbenden gaat het om belanghebbenden binnen en buiten de organisatie. Welke behoeften en verwachtingen hebben zij en op welke manier moet hiermee binnen het G&VW-managementsysteem rekening worden gehouden?
Mede op basis van de uitkomsten van de contextanalyse (de belangrijke ontwikkelingen en de behoeften/verwachten van belanghebbenden) stelt de organisaties het toepassingsgebied vast. Bij het toepassingsgebied is het van belang ook andere relevante ‘grenzen’ aan te geven om duidelijk te maken wat wel of juist niet onder het certificaat valt. Denk daarbij aan fysieke grenzen, juridische grenzen, Kamer van Koophandelgegevens. ISO 45001 vereist dat alle activiteiten, producten en diensten waar de organisatie controle of invloed op heeft en die invloed hebben op de G&VW-prestaties moeten worden meegenomen. Uitbestede processen worden tot de te beheersen processen gerekend.
Leiderschap
De betrokkenheid van de directie is cruciaal voor het functioneren van een managementsysteem. In de ISO 45001-norm is de wijze waarop invulling moet worden gegeven aan deze betrokkenheid in een dertiental punten uitgewerkt. Dit betekent dat de directie leiderschap moet tonen ten aanzien van diverse onderdelen van het G&VW-managementsysteem en verantwoordelijkheid moet nemen voor de effectiviteit van het G&VW-managementsysteem. Een belangrijk punt is ook dat de directie moet zorgen voor een cultuur in de organisatie die het behalen van de G&VW-doelstellingen ondersteunt.
Een ander punt is dat de directie verantwoordelijk is voor de afstemming van het beleid voor gezond en veilig werken en de strategie van de organisatie. Dit betekent enerzijds dat uitgangspunten uit de strategie van de organisatie die relevant zijn voor het G&VW-beleid ook in het G&VW-beleid terug te vinden zijn en andersom dat belangrijke risico’s en kansen uit het G&VW-beleid ook terug te vinden zijn in de strategie van de organisatie.
Onder het kopje leiderschap valt ook de eis dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor relevante rollen worden toegekend en binnen de organisatie worden gecommuniceerd.
De noodzaak tot consultatie en participatie van medewerkers is expliciet in ISO 45001 vastgelegd. Er wordt onderscheid gemaakt naar verschillende fases van het invoeren/functioneren van het G&VW-managementsysteem waarbij de participatie of consultatie betrekking heeft op alle onderdelen van het managementsysteem waarbij ook expliciet ‘non-managerial’ personeel betrokken moet zijn. De norm geeft diverse onderwerpen waar de organisatie de betrokkenheid van ‘non managerial’ personeel moet benadrukken
Planning
Bij het plannen van het managementsysteem voor gezond en veilig werken gaat het erom dat zowel de gevaren, risico’s en kansen van de activiteiten van de organisatie worden geïdentificeerd, als ook de risico’s en kansen worden bepaald die op meer strategisch niveau liggen. De risico’s en kansen worden bepaald op basis van de uitkomsten van de contextanalyse, de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden, de belangrijke risico’s uit de risico-inventarisatie en de complianceverplichtingen.
Op basis van de belangrijke risico’s, complianceverplichtingen en risico’s en kansen worden doelstellingen geformuleerd. Aan de doelstellingen worden indicatoren verbonden waarmee de voortgang kan worden beoordeeld. De acties om doelstellingen te realiseren worden waar mogelijk geïntegreerd in andere bedrijfsprocessen.
Ondersteuning
In het hoofdstuk ondersteuning wordt aandacht besteed aan een aantal randvoorwaarden nodig voor het uitvoeren en beheersen van het managementsysteem voor gezond en veilig werken. Denk hierbij aan:
- Middelen nodig voor het implementeren, onderhouden en verbeteren van het G&VW-managementsysteem.
- Competenties, welke competenties en trainingen zijn nodig. Samen met opleiding en ervaring kunnen de trainingen zorgen voor de benodigde competenties.
- Personen die voor of onder gezag van de organisatie werken moeten zich bewust zijn van het G&VW-beleid van de organisatie, de gevaren en risico’s van de activiteiten, hun bijdrage aan het realiseren van doelstellingen en de gevolgen van het niet voldoen aan de eisen van het G&VW-managementsysteem.
- Interne en externe communicatie, voor zover relevant voor het G&VW-managementsysteem. De relevantie van communicatie hangt onder meer samen met de gevaren en risico’s, complianceverplichtingen en de behoeften van belanghebbende partijen. De gecommuniceerde informatie moet betrouwbaar zijn en voortkomen uit het G&VW-managementsysteem.
- Beheer van gedocumenteerde informatie.
Uitvoering
In het hoofdstuk uitvoering gaat het om de operationele planning en beheersing en het voorbereid zijn en reageren op noodsituaties. De organisatie moet bepalen welke uitvoeringscriteria nodig zijn om processen beheerst uit te voeren. Hierbij gaat het niet alleen om de eigen processen, maar ook om uitbestede processen.
ISO 45001 vereist dat processen worden ingevoerd waardoor bij inkoop van producten en services wordt gewaarborgd dat deze voldoen aan eisen uit het G&VW-managementsysteem. Daarnaast wordt geëist dat bij inkoopprocessen de identificatie van gevaren en G&VW-risico’s met aannemers worden afgestemd. In de inkoopprocessen dienen G&VW-criteria te worden gehanteerd bij de selectie van aannemers.
Evaluatie van de prestaties
De organisatie moet haar prestaties op gebied van gezond en veilig werken monitoren, meten, analyseren om inzicht te krijgen in de werking van het G&VW-managementsysteem en de prestaties te verbeteren. Bepaald moet worden wat moet worden gemonitord en gemeten en met welke methoden zodat de gegevens te reproduceren en traceren zijn. Om betrouwbare en valide informatie te communiceren, moet de monitoring zo zijn ingericht dat de informatie traceerbaar en reproduceerbaar is.
Andere activiteiten in het kader van de evaluatie van de prestaties zijn:
- Het beoordelen van de compliance van eisen die aan de organisatie worden gesteld (bijvoorbeeld volgend uit de stakeholderanalyse) of die de organisatie zichzelf oplegt. Een organisatie moet steeds inzicht hebben in de compliance status.
- Het uitvoeren van interne audit waarmee de organisatie zelf beoordeeld of de afspraken uit het G&VW-managementsysteem worden nageleefd.
- Het uitvoeren van de directiebeoordeling waarbij de directie het G&VW-managementsysteem beoordeelt op onder andere geschiktheid en doeltreffendheid en onder andere nieuwe doelstellingen worden vastgelegd in het licht van commitment van continue verbetering.
Verbetering
Het laatste hoofdstuk betreft verbetering. In dit hoofdstuk wordt aangegeven wat van de organisatie verwacht mag worden ten aanzien van continue verbetering en corrigerende maatregelen indien afwijkingen ten opzichte van de uitvoering van het managementsysteem voor gezond en veilig werken of de norm worden geconstateerd.
Links
© SCCM Webdesign: insandouts
