Vragen over de inhoud van de norm (divers)
26. Hoe zeker is het dat de toch wel hele relevante aanpassingen vanuit 14001 overgenomen gaan worden?
Het is zeker dat de tijdens het webinar genoemde onderwerpen in de nieuwe ISO 14001 worden aangepast. De formulering van de aanpassingen is nog wel aan verandering onderhevig. Dit betekent dat de richting van de aanpassingen zeker is, maar dat de ‘zwaarte’ bij een deel van de onderwerpen minder zeker is. Dit geldt niet voor de aanpassingen die voortkomen uit de HLS-tekst, deze ligt vast.
27. Er verschuift veel van proces/procedure naar document. Dit maakt een en ander minder overzichtelijk. Wat is de reden daarvoor?
Uitgangspunt is zo min mogelijk in de norm vast te leggen. De organisatie is verantwoordelijk voor het invullen van het managementsysteem en moet zelf bepalen waar, door bijvoorbeeld het vastleggen van procedures, de uitvoering beter kan worden geborgd. Voorkomen moet worden dat bepaalde eisen een doel op zich vormen. Dit is ook gedaan om de eisen ten aanzien van een managementsysteem beter aan te sluiten op de toepassing bij kleine en middelgrote organisaties.
28. Wat wordt er verstaan onder opportunities?
Opportunities zijn zowel verbetermogelijkheden ten aanzien van geïdentificeerde milieuaspecten als mogelijkheden om bijvoorbeeld door nieuwe producten en diensten in te spelen op ontwikkelingen in de omgeving. Voor bijvoorbeeld een autodealer zouden zowel maatregelen om energie te besparen als het gaan leveren van elektrisch aangedreven auto’s een opportunity zijn.
29. Wanneer het gaat om de kwaliteit van communicatie, betekent het dan dat er ook verder ingegaan zal worden op de bronnen van opgestelde rapportages (zoals bijvoorbeeld een CO2-rapportage)? Behalve het hebben van een rapportage ook hoe deze is opgesteld? Hoe diep zal de norm daar op in gaan?
In de CD2 ISO 14001 worden termen gebruikt als ‘ensure the qualitiy of reported environmental information’ en ‘transparant, credible, clear and reliable’. Het is in de eerste plaats aan de organisatie om aan te tonen dat de informatie ook aan deze eisen voldoet. Tijdens een ISO 14001-audit wordt het systeem beoordeeld dat de organisatie heeft geïmplementeerd om te zorgen dat de kwaliteit van de informatie is verzekerd. Het kan zijn dat in dat kader ook steekproefsgewijs de herkomst van een cijfer wordt bekeken. Een structurele verificatie van de milieu-informatie is echter geen onderdeel van de ISO 14001-audit.
30. Ik auditeer voor ons bedrijf diverse kantoren van verschillende omvang. In hoeverre moet een kantoor met 7 man voldoen aan de ISO-norm in vergelijking met een kantoor van bijna 200 man?
Voor elke organisatie (groot of klein) gelden dezelfde eisen uit de norm, het verschil zit in de wijze waarop invulling aan de eisen uit de norm wordt gegeven. Bij een kleine organisatie zullen er bijvoorbeeld minder procedures nodig zijn om de uitvoering van het beleid te borgen en is er minder wet- en regelgeving aan de orde.
31. Volgens normpunt 9.1.2 moet de organisatie een uitspraak doen over de status van de compliance audit. Mag dit in een directiebeoordeling worden opgenomen?
Op basis van 9.1.2 dient een organisatie te bepalen met welke frequentie de status wordt geëvalueerd, deze daadwerkelijk te evalueren en daar waar nodig acties te ondernemen en kennis te hebben en onderhouden en het ‘begrijpen’ van de compliance status. In de Annex worden mogelijkheden genoemd voor de wijze waarop inzicht in de compliance status kan worden verkregen.
Het evalueren van de compliance en het ‘begrijpen’ van de compliance status worden los van de directiebeoordeling uitgevoerd. Het resultaat dient wel in de directiebeoordeling aan de orde te komen.
32. Hoe kan een organisatie het bij 4.1 genoemde 'Understanding the organization and context' waarborgen? Of wordt er voornamelijk verwacht dat de organisatie daar een uitspraak over doet zoals bij 9.1.2 over compliance?
De organisatie dient de ‘items’ te identificeren die volgen uit een analyse van de omgeving. Het is dus niet een ‘uitspraak’ maar een overzicht van onderwerpen die bijvoorbeeld door belanghebbenden worden ingebracht of uit beleidsstukken volgen. In de CD2-tekst staat niets over het actueel houden van de ‘items’ die uit de omgevingsanalyse volgen. Er zijn als reactie op de CD2-tekst wel voorstellen in die richting gedaan.
33. In de nieuwe HLS vallen preventieve maatregelen toch onder 6.1 Planning en Correctieve maatregelen onder 10.1?
In de HLS komt het begrip ‘preventive actions’ als zodanig niet voor. In de definitie voor ‘corrective action’ komt het als volgt terug: action to eliminate the cause of a nonconformity and to prevent recurrence. Vervolgens zijn er aangrijpingspunten in 6.1 (Planning), 8.3 (Emergency Preparedness), 9.1 (Performance evaluation) en 10.1 (Improvement). Daarnaast is in de CD2 ISO 14001 ten opzichte van de HLS het begrip ‘prevention of pollution’ toegevoegd. Dit komt terug in 5.2 (Policy).
© SCCM Webdesign: insandouts
