Vragen - Inhoud van de norm (divers)
1. Hoe kijkt SCCM aan tegen de eisen met betrekking tot de inhoud van de ‘Context van de organisatie’ (normparagraaf 4.1) en wat verwacht men dat een organisatie kan laten zien?
Het is nog te vroeg om een uitspraak te doen over de interpretatie van de nieuwe ISO 14001 en de verwachtingen ten aanzien van wat de organisatie moet kunnen laten zien. De eisen in de verschillende concepten van de norm ten aanzien van documentatie wisselen nogal. Op dit moment staat dat de organisatie moet bepalen welke onderwerpen relevant kunnen zijn; wat de relevante belanghebbende partijen en wat de behoeften en verwachtingen van deze partijen zijn. In de ISO/DIS 14001 staat geen eis in de norm ten aanzien van documentatie van deze onderwerpen. Dit kan echter nog veranderen in de volgende versie. SCCM gaat voor de nieuwe ISO 14001-norm een nieuwe versie van het certificatieschema opstellen. Dit gebeurt in samenspraak met de verschillende belanghebbenden. Dan zal duidelijk worden gemaakt wat de verwachtingen zijn en op welke wijze auditors dit gaan beoordelen.
2. U geeft aan dat de ISO 9001-norm gericht is op producten en services en niet op activiteiten. Hebben activiteiten niet juist producten en services als output? Wat zijn de correcte definities van deze termen?
In de ISO/DIS 14001 wordt, net als in de huidige versie, steeds gesproken over ‘activiteiten, producten en diensten’. Zo moeten de milieuaspecten worden geïdentificeerd van de activiteiten, producten en diensten van de organisatie. Er zijn in de ISO/DIS geen definities opgenomen voor deze begrippen. In de ISO/DIS 9001 zijn de ‘producten en diensten’ het uitgangspunt. Voor beide is in de ISO/DIS 9001 een definitie opgenomen. In de definitie wordt de relatie met activiteiten gelegd. Het product of de dienst is dan het resultaat van bepaalde activiteiten. Het verschil in benadering zal bij het integreren van de managementsystemen waarschijnlijk niet tot grote problemen leiden.
3. Geeft de norm uitleg over de levenscyclusbenadering?
Er is een definitie opgenomen voor ‘life cycle’: consecutive and interlinked stages of a product system, from raw material acquisition or generation from natural resources to end-of-life treatment. Aan de definitie is verder een Note toegevoegd: Life cycle includes activities, products, and services and may include procured goods and services, as well as end-of-life treatment of products and delivery of services, for example, design, manufacture, transport, packaging and end-use or disposal.
Daarnaast worden in de norm onderdelen van de levenscyclus afzonderlijk genoemd. In het hoofdstuk uitvoering wordt bijvoorbeeld expliciet aandacht gevraagd voor onderwerpen als inkoop, uitbestede processen en ontwerp.
4. Kunt u een voorbeeld geven wanneer de compliance verplichting voor de organisatie als kans kan worden gezien?
Een organisatie wordt geconfronteerd met bepaalde wettelijke eisen; deze kunnen een risico vormen op het moment dat niet wordt voldaan aan de wettelijke eis en/of de beheersing onvoldoende is om de naleving te waarborgen. Kansen kunnen er zijn op het moment dat er technologieën beschikbaar komen waarmee bijvoorbeeld wettelijk geregelde emissies kunnen worden teruggebracht en/of beter beheerst. Het gevolg zou kunnen zijn dat binnen de wettelijke eisen de productie kan worden verhoogd.
5. Bij het voorbeeld dat gegeven werd over het beoordelen van risico's werd aangegeven dat veel breder gekeken moet worden dan alleen milieu (denk aan maatschappelijke ontwikkelingen met jongeren die een product minder vaak zullen aanschaffen bijvoorbeeld). Dit zal het volgens mij lastig maken voor een auditor om te bepalen of alle relevante onderdelen zijn meegenomen (dat is op basis van de huidige systematiek iets makkelijker). Wordt er ook nog gewerkt aan handvatten of voorbeelden waarmee risico’s en kansen in beeld kunnen worden gebracht - zelfs als deze niet een directe koppeling met milieu hebben?
Het onderdeel context is helemaal nieuw en SCCM zal door het geven van voorbeelden proberen meer duidelijkheid te geven op welke manier invulling aan dit onderdeel kan worden gegeven en wat minimaal wordt verwacht. Omdat de context een sterke relatie heeft met de strategie van een organisatie zullen er altijd wel verschillen zijn in de diepgang waarmee een organisatie hier invulling aan geeft. Een organisatie die sterk gericht is op duurzaam ondernemen zal dit onderdeel nu al wel hebben ingevuld en daarin verder gaan dan een organisatie die ‘volgend’ is. Maar ook een organisatie die volgend is zal na moeten denken over ‘interested parties’ en hun belangen. De ‘interested parties’ zullen bij een organisatie die ‘volgend’ is misschien ‘wat dichter bij huis zijn’ dan bij een organisatie die zich proactiever opstelt en verder is in de ontwikkeling.
6. Hoe is het leadership en commitment van het management meetbaar?
In de ISO/DIS ISO 14001 is in een negental punten aangegeven (waarvan acht uit de HLS-tekst) wat van de betrokkenheid van het management bij het managementsysteem wordt verwacht. Verschillende van deze punten zijn ook meetbaar te maken, bijvoorbeeld:
- bekendheid van het management met de belangrijke risico’s, maatregelen en resultaten;
- frequentie en wijze van communiceren van het management (intern en extern) over milieubeleid en de resultaten;
- beschikbaarstelling van financiële middelen voor de uitvoering;
- betrokkenheid van het management bij de uitvoering van bijvoorbeeld interne audits en looprondes in het bedrijf;
- de mate waarin er ook persoonlijke doelstellingen zijn ten aanzien van de realisatie van het milieubeleid.
De betrokkenheid van het management uit zich ook sterk in de cultuur die er in de organisatie is ten aanzien van de verbetering van de milieuprestaties. Verschillende instrumenten (vaak afgeleid van de in oorsprong door Shell ontwikkelde ‘Hearts and Mind’ methodiek) worden daarvoor gebruikt.
7. Klopt het dat er in het schema geen terugkoppeling van verbeterdoelstellingen en acties naar de context van de organisatie is?
Er is inderdaad geen terugkoppeling. Deze ontbreekt omdat de context van de organisatie niet direct verandert onder invloed van de verbeterdoelstellingen en acties van de organisatie. De behoeften en wensen van belanghebbende partijen zullen niet in essentie veranderen door de verbeteracties van een individuele organisatie. Bijvoorbeeld: de wet- en regelgeving is een gegeven en verandert niet door de verbeteracties van de organisatie. Wel dient de analyse van de context wel actueel moet worden gehouden. Er kunnen nieuwe ontwikkelingen of inzichten zijn die moeten worden meegenomen. Ook kunnen belanghebbende partijen veranderen. Verder kunnen veranderingen in de organisatie zelf, bijvoorbeeld door nieuwe activiteiten, aanleiding zijn de context analyse te actualiseren.
© SCCM Webdesign: insandouts
